บัญชีรายรับรายจ่ายที่ถูกต้องตามสรรพากรนั้นเป็นอย่างไร?
บัญชีรายรับรายจ่ายที่ถูกต้องตามสรรพากรนั้นเป็นอย่างไร?
เมื่อพูดถึงบัญชีรายรับรายจ่าย แน่นอนว่าหลายคนเข้าใจดีว่าเป็นอย่างไร หลักๆ ก็คือการจดบันทึกรายรับและรายจ่ายลงไป เพื่อคำนวณค่าใช้จ่ายทั้งหมด และสามารถวางแผนการใช้จ่ายในอนาคตได้ แต่ในทางธุรกิจบัญชีรายรับรายจ่ายไม่ได้มีความสำคัญแค่นั้น เพราะเกี่ยวกับเรื่องของการชำระภาษี และการทำบัญชีรายรับรายจ่ายต้องถูกต้องตามที่กรมสรรพากรกำหนด หากใครยังไม่รู้ว่าเป็นอย่างไร ครั้งนี้ทางบทความได้รวบรวมรายละเอียดเอาไว้ให้แล้ว
บัญชีรายรับรายจ่าย คืออะไร?
●บัญชีรายรับ คือ ข้อมูลของรายได้ที่ได้รับ ที่ถูกบันทึกอยู่ในรูปแบบของบัญชี จึงถูกเรียกว่าบัญชีรายรับ
●บัญชีรายจ่าย คือ ข้อมูลค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น จากการจับจ่ายใช้สอย ที่ถูกบันทึกอยู่ในรูปแบบของบัญชี จึงถูกเรียกว่าบัญชีรายจ่าย
บัญชีรายรับรายจ่าย จึงเป็นข้อมูลรายได้และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น ซึ่งถูกบันทึกอยู่ในรูปแบบของบัญชี ถูกเรียกว่าบัญชีรายรับรายจ่าย โดยมักถูกบันทึกเอาไว้เป็นรายการ และมักมีการบันทึกข้อมูลรายรับหักลบกับค่าใช้จ่าย เพื่อติดตามการใช้จ่ายและดูยอดคงเหลือเป็นข้อมูลสรุป
บัญชีรายรับรายจ่ายส่วนตัว VS บัญชีรายรับรายจ่ายธุรกิจ
ว่าด้วยเรื่องของบัญชีรายรับรายจ่ายแล้ว สามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ บัญชีรายรับรายจ่ายส่วนตัวและบัญชีรายรับรายจ่ายธุรกิจ ซึ่งมีความแตกต่างกันบางประการ ดังนี้
บัญชีรายรับรายจ่ายส่วนตัว
บัญชีรายรับรายจ่ายส่วนตัว มักเป็นการบันทึกข้อมูลการได้รับหรือรายได้และรายการค่าใช้จ่าย เพื่อติดตามการใช้เงินรายเดือน มักเก็บไว้ดูเองด้วยเหตุผลบางประการ อาจเพื่อบริหารจัดการค่าใช้จ่ายให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น หรืออะไรก็แล้วแต่ ไม่ต้องใช้ยื่นให้กับหน่วยงานใด จึงไม่จำเป็นต้องต้องมีรูปแบบที่ตายตัว มีความเป็นอิสระในเรื่องของการจดบันทึก เน้นที่สามารถเอาไว้กลับมาอ่านแล้วเข้าใจก็พอ
บัญชีรายรับรายจ่ายธุรกิจ
ขณะที่บัญชีรายรับรายจ่ายที่เป็นของธุรกิจ มีความสำคัญมากกว่าการติดตามรายรับและรายจ่าย แต่ยังเกี่ยวกับการยื่นภาษีให้กับสรรพากร ทำให้บัญชีรายรับรายจ่ายธุรกิจที่เป็นการบันทึกข้อมูลการได้รับหรือรายได้และรายการค่าใช้จ่าย ที่ยังมีเรื่องของการยื่นภาษีเข้ามาเกี่ยวข้อง จำเป็นต้องมีรูปแบบตามที่กรมสรรพากรกำหนดไว้ การบันทึกรายรับรายจ่ายธุรกิจ ไม่ได้เก็บไว้ดูเอง และไม่ได้สื่อสารกับตัวเองเพียงคนเดียว แต่เป็นการสื่อสารกับเจ้าหน้าที่ในหน่วยงานที่เกี่ยวข้องอย่างกรมสรรพากร และเพื่อให้เข้าใจตรงกัน บัญชีรายรับรายจ่ายของธุรกิจ จึงต้องเป็นบัญชีรายรับรายจ่ายที่ถูกต้องตามสรรพากร
ความสำคัญของบัญชีรายรับรายจ่ายของธุรกิจ
การทำบัญชีรายรับรายจ่ายของธุรกิจ มีความสำคัญอยู่หลักๆ 4 อย่าง ได้แก่
1.เพื่อติดตามรายรับ
ในการทำธุรกิจ จะต้องมีรายรับหรือที่เรียกว่ารายได้จากการดำเนินธุรกิจ รายได้ที่มาจากการค้าขายสินค้าหรือบริการ ขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกิจ และการทำบัญชีรายรับรายจ่ายในธุรกิจ ก็เพื่อติดตามรายได้ของธุรกิจ ว่ามีเข้ามาเท่าไร จะได้นำมาหักลบกับต้นทุนที่เสียไป เพื่อหากำไรตามลำดับ เป็นความสำคัญลำดับต้นๆ ของการการทำบัญชีรายรับรายจ่ายของธุรกิจ
2.เพื่อติดตามรายจ่าย
ในการทำธุรกิจ จะต้องมีรายจ่ายหรือที่เรียกว่าค่าใช้จ่ายจากการดำเนินธุรกิจ รายจ่ายที่มาจากการลงทุน ไม่ว่าจะเป็นการใช้จ่ายเพื่อซื้อวัตถุดิบ การใช้จ่ายเพื่อเป็นค่าแรงพนักงาน การใช้จ่ายค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าสาธารณูปโภคต่างๆ รวมถึงเช่าพื้นที่ และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เป็นการจ่ายเพื่อดำเนินธุรกิจ
การทำบัญชีรายรับรายจ่ายในธุรกิจ ก็เพื่อติดตามรายจ่ายของธุรกิจ ว่าจ่ายไปเท่าไร จะได้นำมาหักลบกับรายรับ เพื่อหากำไรตามลำดับ เป็นความสำคัญลำดับต้นๆ ของการการทำบัญชีรายรับรายจ่ายของธุรกิจ
3.เพื่อคำนวณกำไร
ในการทำธุรกิจ จะต้องมีการคำนวณรายรับและรายจ่ายที่สัมพันธ์กัน เพื่อหากำไรที่เกิดขึ้น เมื่อบันทึกรายรับและรายจ่ายครบถ้วน หลังหักลบกันแล้ว จะเหลือเป็นตัวเลขที่เรียกว่ากำไร ซึ่งเป็นความสำคัญของการทำบัญชีรายรับรายจ่ายธุรกิจ
4.เพื่อยื่นภาษี
สุดท้ายแล้วความสำคัญอีกหนึ่งประการของการทำบัญชีรายรับรายจ่ายของธุรกิจ ก็เพื่อยื่นภาษี โดยจะต้องจัดทำเป็นลายลักษณ์อักษรเป็นเอกสารที่ถูกต้องตามข้อกำหนดของสรรพากร นอกจากนี้บัญชีรายรับรายจ่ายยังทำให้ทราบผลการดำเนินงานที่แท้จริงของกิจการ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการคำนวณภาษีที่ถูกต้องตามข้อกำหนด
ลักษณะของบัญชีรายรับรายจ่ายที่ถูกต้องตามสรรพากร
สิ่งที่จำเป็นต้องมีในบัญชีรายรับรายจ่ายที่ถูกต้องตามสรรพากรคือคอลัมน์ต่างๆ ในเอกสาร และข้อมูลที่ครบถ้วนตามคอลัมน์นั้นๆ ได้แก่
- คอลัมน์ “วัน เดือน ปี” เพื่อบันทึก วันที่ เดือน และปี พ.ศ. ที่มีรายรับหรือรายจ่ายเกิดขึ้น
- คอลัมน์ “รายการ” เพื่อบันทึกรายละเอียดการรับเงินและจ่ายเงิน ว่าการใช้จ่ายนั้นเพื่ออะไร หรือรายรับนั้นเกิดจากอะไร
- คอลัมน์ “รายรับ” เพื่อบันทึกจำนวนเงินที่ได้รับเข้ามาตามรายละเอียดในช่องรายการ ซึ่งจะถูกบันทึกเป็นข้อมูลตัวเลข
- คอลัมน์ “รายจ่าย” เพื่อบันทึกจำนวนเงินที่จ่ายไปตามรายละเอียดในช่องรายการ ซึ่งจะถูกบันทึกเป็นข้อมูลตัวเลขเช่นกัน
- กรณีขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ หรือซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ ผู้ประกอบการต้องบันทึกในวันที่ได้รับชำระหรือวันที่จ่ายค่าสินค้านั้นตามเกณฑ์เงินสด โดยอธิบายเพิ่มเติมในคอลัมน์หมายเหตุ
โดยในการทำบัญชีรายรับรายจ่ายที่ถูกต้องตามสรรพากร จะต้องระบุข้อมูลให้ครบตามคอลัมน์ดังกล่าว (ยกเว้นหมายเหตุ ที่ให้ใส่เมื่อมีข้อมูล หากไม่มีข้อมูลก็ไม่จำเป็นต้องใส่) และต้องระบุเป็นภาษาไทย หากเป็นภาษาต่างประเทศจะต้องมีภาษาไทยกำกับ และจะต้องมีเอกสารประกอบรายการ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี เป็นต้น
ทั้งหมดนี้ก็เป็นเนื้อหารายละเอียดเรื่องของบัญชีรายรับรายจ่ายที่ถูกต้องตามสรรพากร ซึ่งมีความสำคัญกับผู้ประกอบการทั้งหลาย หากไม่ทำบัญชีรายรับรายจ่าย จะทำให้ไม่รับรู้ความเป็นไปทางการเงินที่ใช้หมุนเวียนในธุรกิจ และถ้าหากไม่ทำให้ถูกต้องตามสรรพากร จะทำให้เกิดความยุ่งยากในการยื่นภาษีประจำปี อาจตกหล่นและมีผลทางกฎหมายได้